工程公司磁磚供應 SOP：詢價、留樣、分批交貨到後備磚
工程採購失誤很少只因「揀錯顏色」。更常見的是圖則版本不同、樣板沒有人簽認、產品代碼寫法不一、首批與補貨欠缺箱標紀錄，結果現場停下來追問。有效的磁磚供應 SOP，應讓任何接手同事都能沿文件找回決定，而不是依賴某個人的記憶。
以下流程按責任人和文件流編排，可配合公司規模調整。它不是合約範本；實際責任、驗收與風險分配仍應在項目文件內清楚約定。
第一步：指定一個採購資料擁有人
每個項目先指定誰維護最新規格表，誰批准替代料，誰與地盤確認收貨，誰保管後備磚。供應商、設計師、判頭和地盤主任可以提供資料，但最終版本必須有一個明確位置。需要商業項目配合時，可先了解工程及設計師供應支援的資料範圍。
| 角色 | 主要輸出 |
|---|---|
| 設計／顧問 | 選材意圖、顏色、表面、排版及核准樣板 |
| 採購 | 詢價表、供應範圍、交期及訂單版本 |
| 地盤 | 實際尺寸、收貨條件、樓層分配及驗收 |
| 施工方 | 用量、損耗假設、基層及鋪貼系統要求 |
第二步：詢價包要足以讓各方同口徑回覆
詢價不應只寫「灰色地磚若干」。至少列出項目區域、產品代碼、名稱、尺寸、表面、數量單位、預計損耗是否已包含、配件、送貨批次、上落貨限制和所需文件。可先從產品目錄整理候選，但正式訂單仍以已確認規格及實物樣板為準。
檔名也要有版本規則
規格表可用項目代號、日期及版本號命名，修訂時保留變更紀錄。電郵、通訊軟件和圖紙若各有一個「最新版」，就等於沒有最新版。任何替代款都要另列原因、差異及批准人，不能直接覆蓋原項。
第三步：留樣要連同標籤與簽認
核准樣板應標示產品代碼、色號、尺碼號、表面、日期和適用區域，並拍攝正反面及箱標。設計樣、地盤樣和供應商留樣的身份要分清。與不同合作對象協調的方式，可參考工程及專業客戶合作方向，但每個項目仍需自訂簽認權限。
單塊樣板不能完全呈現紋理重複和深淺變化。紋理款應要求多塊並排或從預定批次抽看，並把「可接受變化」以圖片和文字記錄，避免收貨時才爭論自然變化是否等於色差。
第四步：訂單把批次、數量與分批交貨鎖在一起
落單前重新核對淨用量、排版損耗、後備量及包裝單位。數量計算的假設要寫在表內，例如門窗是否扣減、斜牆和特殊鋪法是否另加，而不是只留一個總數。批次知識可延伸閱讀磁磚色號、尺碼號與補貨策略。
分批交貨需有樓層、區域、日期窗口、每批箱數、接收人及存放點。透過送貨及分批安排協調前，地盤應先確認車輛、上落貨時段、升降機、手推路線和承重等現場條件；具體限制以物業及現場批准為準。
不要用「先送一部分」代替交貨表
模糊分批會令某區缺料、另一區過早堆滿。每批物料要能對回訂單行項，變更後重新發出版本，收貨人只按最新表核對。
第五步：收貨不是只數箱
- 核對送貨單、產品代碼、箱數及包裝狀況。
- 拍攝箱標，確認色號、尺碼號與核准紀錄一致。
- 按約定方法抽查外觀，不把明顯異常物料直接混入施工。
- 記錄破損、短缺、錯送及隔離位置，及時書面通知。
- 按樓層和區域標示存放，保留安全通道及防護。
現場是否可以堆放、如何搬運及承重，需由項目團隊按實際環境評估。SOP 的作用是令異常可見，不是繞過安全或物業要求。
第六步：變更與補貨必須回到原始紀錄
補貨時先查原箱標、餘料和實際完成量，再確認新貨能否配合。若原批次已不可供應，應先抽樣比較，讓相關決策人書面批准使用位置。不可把「同一產品名」當成顏色和尺寸必然相同。
設計改動也要重算收口、損耗和後備量。口頭指令應在指定時限內轉成變更單，列明數量、交期、成本及對現場次序的影響。
第七步：把後備磚當成正式交付物
完工後點算未用物料，從中分出完整、同批的後備磚，標示項目、樓層、房間、產品及數量。連同箱標照片、規格表、保養資料和存放位置移交。若後備磚只散放在倉角，日後無人知道屬於哪個區域，便失去價值。
關閉項目前做一次文件對數
將最終訂單、送貨單、異常紀錄、變更、核准樣板及後備清單逐項對齊。這份關閉紀錄亦能成為下一個項目的用量和物流參考。
正式落單前做一次「異常卡」演練
SOP 平日看起來順暢，遇上例外才知道接口是否清楚。採購會議可抽取幾張情境卡：核准款突然欠貨、首批箱標不一致、地盤升降機臨時停用、設計增加一幅牆。負責人按現有文件說明下一步、誰可批准和哪張表要更新，答不到的位置就是流程缺口。
每張異常卡只設一個決策出口
例如批次不一致，收貨人先隔離和拍照，不在地盤群組以一句「差不多」決定使用；採購核對訂單，設計或指定批准人比較樣板，再由文件擁有人發出結果。清楚出口可避免多人同時向不同供應方作出矛盾指示。
演練後更新聯絡表、替代料程序和緊急送貨規則。這些安排不應只放在會議紀錄末段，而要回寫到正式 SOP，讓下一班同事和分判商使用同一版本。
用三個指標檢查流程是否真的有效
第一是可追溯：任一箱磚能否對回區域、批次與核准樣。第二是可交接：原負責人休假時，接手者能否在合理時間找到最新決定。第三是可關閉：破損、短缺和替代是否有書面結果，而不是長期停在「跟進中」。
指標不是用來責怪個別同事，而是辨認文件和責任的斷點。項目完結後用半小時回顧一次，記下實際損耗、送貨延誤原因和最常出錯的欄位，下一個項目的詢價表便能更精準。
常見問題
詢價時未確定最終數量，可以先取價嗎？
可以，但要清楚標示暫定數量、計價單位及未包括項目。正式落單前必須用最新圖則和排版重核，不能直接沿用早期估算。
留一塊樣板是否足夠？
素色且變化少的產品仍要連標籤保存；紋理或色差變化大的系列宜看多塊及箱標，才可判斷整體分布。
不同批次可否鋪在同一空間？
不應未比較便混用。先核對色號、尺碼號並乾排觀察，如需使用，應由相關決策人批准位置和做法。
後備磚應由工程公司還是業主保管？
視合約和場地而定。SOP 應列明數量、狀態、移交人、接收人和存放位置，避免責任懸空。
如要按項目建立詢價、樣板及交貨流程，可整理圖則和分區表後經聯絡我們討論，先把文件接口對好，再處理每一批磁磚供應。